In dit reglement wordt verstaan onder:
Het moment waarop dat moet gebeuren is het moment dat de verantwoordelijke de gegevens vastlegt.
Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, kan hij zich richten tot:
7
het College Bescherming Persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen en te adviseren in het geschil tussen de betrokkene en de verantwoordelijke.
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de verantwoordelijke, met inachtneming van het bepaalde in de wet en het doel en de strekking van dit reglement. 8
BIJLAGE A DIENSTENBIJLAGE
De SDW Groep verwerkt persoonsgegevens vanuit de volgende drie categorieën. Per categorie wordt opgegeven welk doelen er zijn met betrekking tot het verwerken van de persoonsgegevens.
Van klanten / opdrachtgevers worden de volgende persoonsgegevens geregistreerd:
Naam (achternaam en voorletters);
Adres;
Postcode / woonplaats;
Telefoonnummer(s);
E-mail adres(sen);
Bankrekeningnummer(s).
Doel: het verwerken van persoonsgegevens vindt plaats om offertes en facturen op te maken, alsmede de werkzaamheden op het juiste adres uit te voeren.
Gegevens van klanten zijn toegankelijk voor functionarissen van de afdeling bedrijfsbureau en de afdeling financiële administratie. De bewaartermijn van persoonsgegevens m.b.t. klanten / opdrachtgevers is zeven jaar, geteld vanaf de datum dat een opdracht uitgevoerd en volledig betaald is.
Van werknemers worden de volgende persoonsgegevens geregistreerd:
Naam (geboortenaam, voornamen);
Adres;
Postcode / woonplaats;
Telefoonnummers;
Geslacht;
Geboortedatum;
Burgerservicenummer;
E-mailadres(sen);
Telefoonnummer(s);
Bankrekeningnummer(s);
Contactpersoon in geval van nood, telefoonnummer.
Doel: het verwerken van persoonsgegevens is noodzakelijk vanuit een wettelijke noodzaak (fiscaal) en vereist voor het opmaken van arbeidsovereenkomsten, opstellen van loonspecificaties, het bewaren van loonbelastingverklaringen, het (schriftelijk) benaderen van 9
werknemers en alle andere voorkomende handelingen die van een werkgever worden verwacht. Van het identiteitsbewijs wordt een kopie gemaakt, welke wordt toegevoegd aan het personeelsdossier.
Afdelingen die persoonsgegevens verwerken van werknemers zijn de afdelingen personeel & organisatie en de salarisadministratie. Verder zijn de persoonsgegevens toegankelijk voor de direct leidinggevende.
Van sollicitanten worden de persoonsgegevens en het curriculum vitae bewaard voor de duur van de sollicitatieprocedure. Nadat de vacature is vervuld worden de gegevens van sollicitanten vernietigd.
De bewaartermijn van persoonsgegevens m.b.t. werknemers is zeven jaar. Deze periode gaat in met ingang van het kalenderjaar volgend op de datum dat een werknemer uit dienst treedt.
Van trajectdeelnemers worden de volgende persoonsgegevens geregistreerd:
Naam (achternaam en voorletters);
Geslacht;
Adres;
Postcode / woonplaats;
Telefoonnummers;
E-mail adres;
Geboortedatum;
Contactpersoon in geval van nood, telefoonnummer.
Doel: het verwerken van persoonsgegevens van trajectdeelnemers heeft tot doel trajecten te kunnen uitvoeren, deelnemers te kunnen benaderen en voor het opmaken van facturen.
Afdelingen die persoonsgegevens verwerken zijn de afdelingen personeel & organisatie, arbeidsintegratie en de financiële administratie.
De bewaartermijn van persoonsgegevens m.b.t. trajectdeelnemers is vijf jaar. Deze periode gaat in per de datum dat een traject is afgerond.