Privacybeleid

1. Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• de SDW Groep: Een groep van aan elkaar gelieerde ondernemingen die onder toepassing van de bepalingen van dit privacyreglement opereert. De groep bestaat uit: SDW Beheergroep BV en haar dochterondernemingen SDW Arbeidsintegratie BV, SDW Leerwerkbedrijf BV, SDW Deta BV, SDW Toezicht & Veiligheid BV, Salarisfonds Vlaardingen BV;
• de wet: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
• persoonsgegeven: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
• verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens. Daaronder wordt in ieder geval verstaan het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens;
• bestand: elk samenhangend geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens bij elkaar of gescheiden van elkaar wordt verzameld, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
• verantwoordelijke: degene die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Binnen de SDW Groep is de verantwoordelijke degene die belast is met de hoogste leiding binnen de groep;
• bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreekse gezag te zijn onderworpen;
• betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
• derde: ieder ander dan de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;
• ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt;
• toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat persoonsgegevens over hem worden verwerkt;
• verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens;
• verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens. 2

2. Bereik
3. Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Het is eveneens van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.
4. Dit reglement is van toepassing binnen de SDW Groep en heeft betrekking op de verwerkingen van persoonsgegevens van klanten, trajectdeelnemers en medewerkers.
5. Doel
6. Het doel van het verzamelen en het verwerken van persoonsgegevens is te beschikken over de gegevens die noodzakelijk zijn voor het realiseren van wettelijke doeleinden, de doeleinden zoals die staan omschreven in de dienstenomschrijving van de SDW Groep en het voeren van beleid en beheer in het kader van deze doeleinden.
7. De doeleinden waarvoor binnen de SDW Groep gegevens worden verzameld en verwerkt, staan omschreven in de dienstenomschrijving die als bijlage A is bijgevoegd.
8. Verantwoordelijkheid voor het beheer en aansprakelijkheid
9. De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking en het beheer van de gegevens; onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke wordt een beheerder, ook wel data protection officer (DPO) belast met het feitelijke beheer van de persoonsgegevens. De taken, verantwoordelijkheden van de DPO zijn vastgelegd in een functieomschrijving. De functie van DPO wordt binnen de SDW Groep uitgevoerd door de controller.
10. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat er passende technische en organisatorische maatregelen worden uitgevoerd ter beveiliging tegen enig verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking van gegevens.
11. De in lid 1 bedoelde verantwoordelijkheid en het in lid 2 bepaalde geldt onverminderd indien de verwerking plaats vindt door een bewerker; dit wordt geregeld in een overeenkomst (of door middel van een andere rechtshandeling) tussen bewerker en verantwoordelijke.
12. De verantwoordelijke is aansprakelijk voor de schade of het nadeel dat wordt veroorzaakt door het niet nakomen van de voorschriften uit de wet of dit reglement. De bewerker is aansprakelijk voor die schade of dat nadeel, voor zover die/dat is ontstaan door zijn handelen.
13. 5. Rechtmatige verwerking van persoonsgegevens
14. De toestemming kan door de betrokkene, diens schriftelijk gemachtigde of zijn wettelijk vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken. 3

2. Persoonsgegevens worden op een transparante wijze en in overeenstemming met de wet en dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
3. Persoonsgegevens worden alleen voor de in dit reglement bedoelde doeleinden verzameld en worden niet verder verwerkt op een manier die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
4. Persoonsgegevens dienen – gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt – toereikend en ter zake dienend te zijn; er dienen niet meer persoonsgegevens te worden verzameld of verwerkt dan voor het doel van de registratie nodig is.
5. Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien:

• de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;
• de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij betrokkene partij is (bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst met betrokkene) of voor handelingen, op verzoek van betrokkene, die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
• de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting van de verantwoordelijke na te komen;
• de gegevensverwerking noodzakelijk is in verband met een vitaal belang van betrokkene;
• de gegevensverwerking noodzakelijk is met het oog op een belang van de verantwoordelijke of van een derde, tenzij dat belang strijdig is met het belang van degene van wie de gegevens worden verwerkt en dát belang voorgaat.

6. De registratie van het burgerservicenummer (BSN nummer) vindt alleen plaats wanneer daarvoor een wettelijke basis bestaat.
7. Ieder die handelt onder het gezag van de verantwoordelijke of van de bewerker – en ook de bewerker zelf – verwerkt alleen persoonsgegevens in opdracht van de verantwoordelijke, behalve in geval van afwijkende wettelijke verplichtingen.
8. De gegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep, wettelijk voorschrift, of op basis van een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.
9. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens
10. De verwerking van persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, het lidmaatschap van een vakvereniging of van strafrechtelijke persoonsgegevens is verboden en wordt niet geregistreerd.
11. Gegevensverwerving
12. Indien bij de betrokkene zelf de persoonsgegevens worden verkregen, deelt de verantwoordelijke de betrokkene vóór het moment van verkrijging mede: 4

• zijn identiteit;
• het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene dat doel al kent. De verantwoordelijke wijst betrokkene op het privacyreglement;

2. De verantwoordelijke verstrekt de betrokkene nadere informatie voor zover dat -gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij zijn verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt – nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.
3. Bij verkrijging van gegevens buiten de betrokkene om deelt de verantwoordelijke de betrokkene mede:

• zijn identiteit;
• de aard van de gegevens en het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd.

Het moment waarop dat moet gebeuren is het moment dat de verantwoordelijke de gegevens vastlegt.

4. Het onder 3 bepaalde is niet van toepassing indien de daar bedoelde mededeling onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. In dat geval legt de verantwoordelijke de herkomst van de gegevens vast.
5. Het onder 3 bepaalde is evenmin van toepassing indien de vastlegging of verstrekking bij of krachtens de wet is voorgeschreven. In dat geval dient de verantwoordelijke de betrokkene op diens verzoek te informeren over het wettelijk voorschrift tot vastlegging of verstrekking van de hem betreffende gegevens.
6. Recht op inzage
7. De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de verwerkte gegevens die op zijn/haar persoon betrekking hebben en mag hiervan een kopie ontvangen.
8. De verantwoordelijke deelt een ieder op diens verzoek – zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek – schriftelijk mee of persoonsgegevens worden verwerkt die hem/haar betreffen.
9. Indien dat het geval is, verstrekt de verantwoordelijke de verzoeker desgewenst – zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek – schriftelijk een volledig overzicht daarvan met informatie over het doel of de doelen van de gegevensverwerking, de gegevens of categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft, de ontvangers of categorieën van ontvangers van de gegevens alsmede de herkomst van de gegevens.
10. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan het verzoek in een andere dan de schriftelijke vorm die aan dat belang is aangepast. 5

5. De verantwoordelijke kan weigeren aan een verzoek te voldoen indien en voor zover dit noodzakelijk is in verband met:

• de opsporing en vervolging van strafbare feiten;
• de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

9. Verstrekking van persoonsgegevens
10. Verstrekking van persoonsgegevens aan een derde geschiedt in beginsel niet anders dan na toestemming van betrokkene of diens vertegenwoordiger, behoudens een daartoe strekkend wettelijk voorschrift of de noodtoestand.
11. Indien verantwoordelijke zonder toestemming van betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger persoonsgegevens aan derden verstrekt, stelt verantwoordelijke betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger daarvan onverwijld in kennis, tenzij dit gevaar oplevert voor personen en of zaken.
12. Recht op correctie, aanvulling, verwijdering
13. Op schriftelijk verzoek van een betrokkene gaat de verantwoordelijke over tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming (het vergeetrecht) van de over de betrokkene verwerkte persoonsgegevens, indien en voor zover deze gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig, niet terzake dienend zijn of meer omvatten dan voor het doel van de registratie nodig is, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek van betrokkene bevat de aan te brengen wijzigingen.
14. De verantwoordelijke deelt de betrokkene zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of hij daaraan voldoet. Indien hij daaraan niet of niet geheel wil voldoen, motiveert hij dat. Betrokkene heeft in dit verband de mogelijkheid zich te wenden tot de klachtencommissie van de verantwoordelijke.
15. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming binnen 14 werkdagen, en wanneer dit redelijkerwijs niet mogelijk blijkt anders zo spoedig mogelijk nadien, wordt uitgevoerd.
16. Bewaren van gegevens
17. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden bewerkt.
18. De verantwoordelijke stelt vast hoelang de opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. 6

3. De bewaartermijn voor trajectgegevens is in beginsel vijf jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, doch kan langer bedragen indien hier een wettelijk vereiste voor is.
4. De bewaartermijn voor klant- en werknemersgegevens is in beginsel zeven jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, doch kan langer bedragen indien hier een wettelijk vereiste voor is.
5. Gegevens van niet medische aard worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, tenzij ze uitsluitend voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard. Indien de desbetreffende gegevens zodanig zijn bewerkt dat herleiding tot individuele personen onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.
6. Indien de bewaartermijn van de persoonsgegevens is verstreken of de betrokkene een verzoek doet tot verwijdering vóór het verstrijken van de bewaartermijn, worden de desbetreffende gegevens binnen een termijn van drie maanden verwijderd.
7. Verwijdering blijft echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te nemen dat

• het bewaren van groot belang is voor een ander dan de betrokkene;
• het bewaren op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of
• indien daarover tussen de betrokkene en de verantwoordelijke overeenstemming bestaat.

12. Melding van verwerking van gegevens (register)
13. Een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de realisatie van een doel of samenhangende doelen bestemd is, wordt – indien dit een wettelijke vereiste is – aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens, voordat met de verwerking wordt begonnen.
14. In de melding staan aangegeven:

• de naam en het adres van de verantwoordelijke;
• het doel of de doelen van de verwerking; een beschrijving van de categorieën van betrokkenen en van de (categorieën van) gegevens die daarop betrekking hebben;
• de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de gegevens kunnen worden verstrekt.

3. Klachtenregeling

Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, kan hij zich richten tot:

• de verantwoordelijke;
• de klachtencommissie van de SDW Groep;
• de rechtbank, in de gevallen als bedoeld in artikel 46 van de wet en

7

het College Bescherming Persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen en te adviseren in het geschil tussen de betrokkene en de verantwoordelijke.

13. Wijzigingen inwerkingtreding en afschrift
14. Wijzigingen in dit reglement worden aangebracht door de verantwoordelijke.
15. De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrokkenen.
16. Dit reglement treedt in werking per 25 mei 2018.
17. Dit reglement is bij de verantwoordelijke in te zien en wordt op aanvraag kosteloos verstrekt aan de betrokkene.
18. Onvoorzien

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de verantwoordelijke, met inachtneming van het bepaalde in de wet en het doel en de strekking van dit reglement. 8

BIJLAGE A DIENSTENBIJLAGE

De SDW Groep verwerkt persoonsgegevens vanuit de volgende drie categorieën. Per categorie wordt opgegeven welk doelen er zijn met betrekking tot het verwerken van de persoonsgegevens.

1. Klanten / opdrachtgevers

Van klanten / opdrachtgevers worden de volgende persoonsgegevens geregistreerd:

 Naam (achternaam en voorletters);

 Adres;

 Postcode / woonplaats;

 Telefoonnummer(s);

 E-mail adres(sen);

 Bankrekeningnummer(s).

Doel: het verwerken van persoonsgegevens vindt plaats om offertes en facturen op te maken, alsmede de werkzaamheden op het juiste adres uit te voeren.

Gegevens van klanten zijn toegankelijk voor functionarissen van de afdeling bedrijfsbureau en de afdeling financiële administratie. De bewaartermijn van persoonsgegevens m.b.t. klanten / opdrachtgevers is zeven jaar, geteld vanaf de datum dat een opdracht uitgevoerd en volledig betaald is.

2. Werknemers

Van werknemers worden de volgende persoonsgegevens geregistreerd:

 Naam (geboortenaam, voornamen);

 Adres;

 Postcode / woonplaats;

 Telefoonnummers;

 Geslacht;

 Geboortedatum;

 Burgerservicenummer;

 E-mailadres(sen);

 Telefoonnummer(s);

 Bankrekeningnummer(s);

 Contactpersoon in geval van nood, telefoonnummer.

Doel: het verwerken van persoonsgegevens is noodzakelijk vanuit een wettelijke noodzaak (fiscaal) en vereist voor het opmaken van arbeidsovereenkomsten, opstellen van loonspecificaties, het bewaren van loonbelastingverklaringen, het (schriftelijk) benaderen van 9

werknemers en alle andere voorkomende handelingen die van een werkgever worden verwacht. Van het identiteitsbewijs wordt een kopie gemaakt, welke wordt toegevoegd aan het personeelsdossier.

Afdelingen die persoonsgegevens verwerken van werknemers zijn de afdelingen personeel & organisatie en de salarisadministratie. Verder zijn de persoonsgegevens toegankelijk voor de direct leidinggevende.

Van sollicitanten worden de persoonsgegevens en het curriculum vitae bewaard voor de duur van de sollicitatieprocedure. Nadat de vacature is vervuld worden de gegevens van sollicitanten vernietigd.

De bewaartermijn van persoonsgegevens m.b.t. werknemers is zeven jaar. Deze periode gaat in met ingang van het kalenderjaar volgend op de datum dat een werknemer uit dienst treedt.

3. Trajectdeelnemers

Van trajectdeelnemers worden de volgende persoonsgegevens geregistreerd:

 Naam (achternaam en voorletters);

 Geslacht;

 Adres;

 Postcode / woonplaats;

 Telefoonnummers;

 E-mail adres;

 Geboortedatum;

 Contactpersoon in geval van nood, telefoonnummer.

Doel: het verwerken van persoonsgegevens van trajectdeelnemers heeft tot doel trajecten te kunnen uitvoeren, deelnemers te kunnen benaderen en voor het opmaken van facturen.

Afdelingen die persoonsgegevens verwerken zijn de afdelingen personeel & organisatie, arbeidsintegratie en de financiële administratie.

De bewaartermijn van persoonsgegevens m.b.t. trajectdeelnemers is vijf jaar. Deze periode gaat in per de datum dat een traject is afgerond.